Explicación del Circuito Comercial de la Empresa
El circuito comercial que se visualiza en el diagrama de flujo representa de manera detallada cómo una empresa gestiona sus operaciones desde la planificación inicial hasta la entrega
del producto final al cliente. Cada una de las etapas está vinculada a un proceso clave dentro de la organización:
Determinación de la demanda: El departamento de merchandising, dentro del área de marketing, se encarga de
analizar y determinar cuánta demanda se espera cubrir, estimando el volumen de productos que se van a vender en un período específico.
Control de inventarios y orden de fabricación: Una vez que se determina la demanda, el
área de stock verifica si hay suficientes materias primas para comenzar la producción. Si es así, se emite una Orden de Fabricación para iniciar el proceso de manufactura.
Pedido de compra de materias primas:
Si las
materias primas son insuficientes, el departamento de producción solicita su adquisición mediante una Requisición de Compra.
Posteriormente, el departamento de compras genera una Orden de Compra, que se envía al proveedor.
Antes
de concretar la compra, se realiza una Solicitud de Cotización para obtener ofertas de distintos proveedores.
Una vez elegido el proveedor, se envía la Orden de Compra, y este inicia la entrega de los materiales.
Recepción
de materias primas: Cuando llegan los insumos, el encargado de depósito genera un Informe de Recepción, verificando que los productos recibidos concuerden con lo solicitado en la orden de compra. Los materiales pasan por un control
de calidad antes de almacenarse.
Manufactura: Con las materias primas disponibles y la Orden de Fabricación emitida, el departamento de producción comienza el proceso de fabricación de los productos. Se lleva un control
de las materias primas consumidas y los productos terminados, ajustando los inventarios.
Venta: El proceso de venta comienza cuando el cliente se pone en contacto con el vendedor, quien emite una Nota de Pedido. El área
de cuentas corrientes verifica el estado de cuenta del cliente y autoriza o no la venta. Si la venta es aprobada, la Nota de Pedido se envía a depósito para preparar el pedido.
Despacho y entrega:
En depósito se emite
un Picking List para preparar los productos que van a ser despachados.
El producto se envía al cliente con un Remito, y el cliente debe firmarlo al recibir la mercancía.
El transportista lleva el producto al cliente siguiendo
la Hoja de Ruta, y una vez que se recibe el remito firmado, el sistema de facturación genera la factura correspondiente.
Cobranza: El departamento de cuentas corrientes emite la factura al cliente y gestiona el cobro de la misma.
En caso de no recibir el pago, se buscan alternativas de cobro, incluyendo agencias de cobranzas.
Pago a proveedores: Tras recibir la factura del proveedor de materias primas y validar el Informe de Recepción, el departamento
de cuentas por pagar emite una Orden de Pago. Tesorería gestiona el pago mediante cheque, e-check o transferencia bancaria.
Este ciclo asegura el correcto flujo de operaciones, coordinando todas las áreas desde la compra
de materias primas hasta la entrega del producto final al cliente.
